Wer Telefonakquise hört, denkt oft an Ablehnung, Stress und Unsicherheit. Dabei kann Kaltakquise sogar Spaß machen – wenn man einen klaren Leitfaden hat, seine Angst vor der Kaltakquise versteht und gezielt an ihr arbeitet. Dieser Artikel zeigt Schritt für Schritt, wie Kaltakquise am Telefon funktioniert, wie Sie einen Telefonakquise Leitfaden aufbauen, den Erstkontakt professionell gestalten und daraus planbar neue Kunden gewinnen.
Warum es sich lohnt, weiterzulesen:
- Konkrete Formulierungen für den Gesprächseinstieg
- Praxisnahe Beispiele aus dem B2B-Alltag
- Rechtliche Basics zur telefonischen Kaltakquise
- Einfache Techniken, um Ihre Angst vor der Kaltakquise spürbar zu reduzieren
1. Was ist Telefonakquise und warum hat jeder Angst davor?
Die Telefonakquise ist eine Form der Kaltakquise, bei der Sie potenziell neue Kunden per Telefon ansprechen, um einen ersten Erstkontakt aufzubauen. Gerade bei der Telefonakquise fühlen sich viele unwohl, weil:
- das Gespräch direkt ist
- der Gesprächspartner sofort reagiert
- Ablehnung sehr unmittelbar spürbar ist
Hinzu kommt, dass Kaltakquise in Deutschland mit bestimmten gesetzliche Regelungen verbunden ist, was Unsicherheit im Vertrieb verstärkt. Trotzdem gilt: Telefonakquise gilt im B2B-Bereich nach wie vor als eine der effektivsten Methoden zur Neukundengewinnung, wenn sie professionell umgesetzt wird.
Typische Gründe für Angst vor der Kaltakquise:
- „Wie finde ich den richtigen Ansprechpartner?“
- „Was sage ich im ersten Telefonat?“
- „Wie gehe ich mit einem Einwand um?“
Ein guter Leitfaden nimmt Ihnen genau diese Unsicherheiten ab. Wenn Sie für jede Phase im Gespräch klar wissen, was Sie tun, wird die Telefonakquise sofort leichter.
„Übung macht den Meister“ – das gilt besonders für die Telefonakquise. Je öfter Sie strukturiert Telefonakquise betreiben, desto natürlicher wirkt Ihre Gesprächsführung.
2. Erfolgreiche Telefonakquise im B2B Sales: Wie wichtig ist eine klare Zielgruppe?
Professionelle Telefonakquise im B2B beginnt bei der Zielgruppe – nicht beim Hörer. Wer einfach blind Anrufe macht, verbrennt Zeit, Geld und Nerven.
Warum Zielgruppendefinition entscheidend ist
Im B2B-Umfeld sprechen Sie potenziell viele Unternehmen an, aber nur ein Teil passt wirklich zu Ihrem Angebot. Bevor Sie Telefonakquise beginnen, sollten Sie daher klären:
- In welcher Branche sind Ihre besten Kunden heute?
- Welche Unternehmensgröße passt am besten?
- Wer ist typischerweise der Entscheider (Geschäftsführer, Leiter Vertrieb, IT-Leitung …)?
Je klarer die Zielgruppe, desto leichter wird jedes Gespräch. Sie merken es daran, dass Ihr Gesprächspartner schneller Interesse an Ihrem Produkt zeigt, weil Sie seine Situation verstehen.
Praxisbeispiel: Zielgruppen-Tabelle
| Kriterium | Beispiel A (Ideal) | Beispiel B (weniger passend) |
|---|---|---|
| Branche | IT-Dienstleister | Einzelhandel |
| Mitarbeiter | 20–200 | 1–5 |
| Entscheider | Geschäftsführer, Sales-Leitung | Inhaber |
| Budget | Mittel bis hoch | unbekannt |
| potenziell Bedarf | Hoch | Gering |
Gerade bei der Telefonakquise im B2B-Bereich ist es wichtig, sich vor den Anrufe kurz zu vergegenwärtigen, mit welcher Zielgruppe Sie sprechen. So können Sie gezielte Fragen stellen und schneller prüfen, ob Ihr Gesprächspartner ein potenzielle Kunde ist.
3. Telefonakquise leicht gemacht: Warum ein guter Leitfaden entscheidend ist
Telefonakquise leicht gemacht – das klappt nur mit Struktur. Ein guter Leitfaden ist kein starres Skript, sondern ein roter Faden, der Sie vom ersten Hallo bis zum Abschluss führt. Er hilft Ihnen, in jedem Gespräch souverän zu bleiben.
Ein Telefonakquise Leitfaden sollte Ihnen vor allem:
- Sicherheit im Gesprächseinstieg geben
- eine klare Abfolge von Schritten im Verkaufsgespräch bieten
- Stichworte zur Einwandbehandlung parat halten
Aufbau eines Leitfadens: Von der Begrüßung bis zur Verabschiedung
Typischer Aufbau:
- Begrüßung bis zur Verabschiedung
- Vorstellung von Ihnen und Ihrem Unternehmen
- Kurze Nutzenargumentation (was hat der Gesprächspartner davon?)
- Gezielte Fragen, um Bedarf zu prüfen
- Umgang mit Einwand
- Nächster Schritt (z. B. Termin, mehr Informationen per E-Mail)
Beispiel für einen folgenden Leitfaden als einfache Tabelle:
| Schritt der Telefonakquise | Ziel | Beispiel-Satz |
|---|---|---|
| Begrüßung | Sympathie aufbauen | „Guten Tag Herr Müller, mein Name ist … von … – passt es gerade kurz?“ |
| Kurz-Nutzen | Interesse zu wecken | „Wir helfen Unternehmen wie Ihrem, ihre Sales-Prozesse zu vereinfachen.“ |
| Frage | Bedarf klären | „Wie lösen Sie das Thema Neukunden heute?“ |
| Vertiefung | Informationen über den Kunden sammeln | „Welche Kanäle nutzen Sie aktuell zur Kundenakquise am Telefon?“ |
| Abschluss | Nächsten Schritt vereinbaren | „Darf ich Ihnen dazu Informationen per E-Mail zu senden?“ |
Ein solcher Leitfaden soll Ihnen nur eine Orientierung geben. Wichtig ist, dass Sie im Gespräch flexibel bleiben und auf Ihren Gesprächspartner eingehen.
4. Wie Sie den perfekten Gesprächseinstieg in der Kaltakquise am Telefon finden
Der Gesprächseinstieg entscheidet in der Telefonakquise oft über Erfolg oder Misserfolg. Gerade bei der Kaltakquise am Telefon sind die ersten 10–20 Sekunden entscheidend, ob der Ansprechpartner dranbleibt oder abblockt.
Typische Fehler im Einstieg
- Monolog halten („Ich bin XY, wir machen…“ mit 30 Sekunden Selbstdarstellung)
- Keine Frage stellen
- Kein Bezug zur Zielgruppe oder zum B2B-Kontext
Besser ist ein Einstieg, der kurz, relevant und respektvoll ist.
Beispiele für gute Gesprächseinstiege
Beispiel 1 – direkt und ehrlich
„Guten Tag Frau Meier, mein Name ist Anna Schulz von der ABC GmbH. Ich rufe Sie an, weil wir mit Unternehmen in Ihrer Branche arbeiten, die neue Wege in der Kundenakquise suchen. Darf ich Ihnen kurz erklären, worum es geht, und Sie entscheiden dann, ob es interessant ist?“
Beispiel 2 – Bezug auf Plattformen wie LinkedIn oder Xing
Hier verbinden Sie telefonische Kaltakquise mit moderner Warmakquise:
„Herr Becker, wir sind auf LinkedIn und Xing vernetzt, ich habe gesehen, dass Sie im Sales-Team für die neue Kunden-Gewinnung zuständig sind. Ich habe eine kurze Frage dazu, wie Sie aktuell Akquise per Telefon einsetzen – passt es gerade?“
Solche Einstiege zeigen Respekt vor der Zeit des Gesprächspartner und wecken Interesse an Ihrem Produkt, ohne aufdringlich zu sein.
5. 10 Tipps für erfolgreiche Telefonakquise: So werden Sie zum Meister der Telefonakquise
Hier kommen die 10 Tipps bzw. 6 Tipps plus Ergänzungen, mit denen Sie zum Meister der Telefonakquise werden. Diese Tipps für erfolgreiche Telefonakquise sind bewusst praktisch gehalten.
Die besten Tipps in der Übersicht
| Nr. | Tipp | Kurzbeschreibung |
|---|---|---|
| 1 | Klare Ziele je Telefonat | Was soll konkret erreicht werden? |
| 2 | Gute Vorbereitung | Infos zum Unternehmen und Entscheider |
| 3 | Leitfaden nutzen | Sicherheit in der Gesprächsführung |
| 4 | Aktiv zuhören | Bedürfnisse des Gesprächspartner verstehen |
| 5 | Einwand als Chance sehen | Rückfragen klären, statt zu diskutieren |
| 6 | Kurze Sätze, klare Sprache | Kein Fachchinesisch |
| 7 | Nächsten Schritt klar definieren | Termin, Unterlagen, Rückruf |
| 8 | Ergebnisse dokumentieren | Für nächsten Anruf lernen |
| 9 | Zeitfenster planen | Block für mehrere Anrufe |
| 10 | Üben, üben, üben | Übung macht den Meister |
Gute Vorbereitung – der unterschätzte Erfolgsfaktor
Eine gute Vorbereitung bedeutet nicht, stundenlang zu recherchieren, sondern gezielt:
- Webseite des Unternehmens kurz ansehen
- Name und Funktion des Ansprechpartner prüfen
- Stichworte für Ihr Verkaufsgespräch notieren
Gerade bei der Akquise am Telefon ist es hilfreich, für jede Zielgruppe 2–3 typische Nutzenarguments zu kennen. So können Sie im Gespräch flexibel reagieren und potenziell relevanten Nutzen aufzeigen.
6. Tipps zur Kaltakquise: Wie gehen Sie mit Einwänden professionell um?
In der erfolgreiche Kaltakquise sind Einwand-Situationen völlig normal. Wichtig ist, dass Sie sich nicht angegriffen fühlen, sondern Einwandbehandlung als Teil der Telefonakquise sehen.
Typische Einwände und mögliche Antworten
| Einwand des Kunden | Mögliche Antwort |
|---|---|
| „Keine Zeit.“ | „Verstehe ich gut. Wann wäre ein besserer Zeitpunkt für ein 10-Minuten-Call?“ |
| „Wir haben schon einen Anbieter.“ | „Das ist gut, dann ist das Thema wichtig. Was gefällt Ihnen dort besonders?“ |
| „Schicken Sie mal Infos.“ | „Gerne – damit ich das passend mache: Was ist für Sie besonders interessant?“ |
Ziel ist, das Gespräch am Laufen zu halten und Informationen über den Kunden zu gewinnen. So wird aus einem harten Einwand eine offene Frage.
Tipps zur Kaltakquise in Einwand-Situationen
Diese Tipps zur Kaltakquise helfen konkret:
- Ruhig bleiben, nicht rechtfertigen
- Rückfrage stellen („Was genau meinen Sie damit?“)
- Kurz und knapp antworten, dann wieder eine Frage stellen
So bleiben Sie im Gespräch aktiv, ohne zu drängen. Das ist ein Kernmerkmal von erfolgreiche Telefonakquise.
7. Telefonakquise im B2B: Wie finden Sie den richtigen Ansprechpartner?
Im B2B ist ein häufiger Stolperstein: Man spricht nicht mit dem richtigen Ansprechpartner, sondern bleibt in der Zentrale hängen. Professionelle Telefonakquise im B2B bedeutet, zielgerichtet zum Entscheider zu kommen.
Vorgehen, um den Entscheider zu finden
- In der Zentrale freundlich fragen:
- „Wer ist bei Ihnen für das Thema XY zuständig?“
- Namen wiederholen und notieren
- Beim Durchstellen kurz Bezug nehmen:
- „Guten Tag Herr/Frau XY, mir wurde gesagt, Sie sind für … zuständig.“
Beispiel-Dialog:
„Guten Tag, mein Name ist … von der Firma … Darf ich kurz fragen, wer bei Ihnen für die Kundenakquise und Sales verantwortlich ist?“
So nutzen Sie die Zentrale als Verbündeten. Im B2B-Bereich ist es normal, dass der erste Anruf nur dazu dient, den richtigen Ansprechpartner zu identifizieren.
B2B-Kontakte sinnvoll vorbereiten
Nutzen Sie vor der Telefonakquise im B2B Plattformen wie LinkedIn oder Xing, um:
- potenziell passende Entscheider zu finden
- Namen und Funktion zu prüfen
- Anknüpfungspunkte zu entdecken (z. B. gemeinsame Kontakte)
So wird die telefonische Kaltakquise eher zu einer gezielten Akquise per Telefon – fast wie Warmakquise.
8. Telefonische Kaltakquise und gesetzliche Regelungen: Was ist erlaubt?
Viele haben Angst, weil sie nicht genau wissen, was rechtlich gilt. Für die telefonische Kaltakquise sind insbesondere das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) und die Vorgaben zur mutmaßliche Einwilligung relevant.
Rechtliche Basics in Kürze
- Im B2B-Umfeld ist Kaltakquise per Telefon zulässig, wenn eine mutmaßliche Einwilligung besteht.
- Das bedeutet vereinfacht: Es muss potenziell ein sachlicher Zusammenhang zwischen Ihrem Angebot und dem Geschäft des Angerufenen bestehen.
- Im Privatkundenbereich ist Kaltakquise per Telefon ohne ausdrückliche Einwilligung nicht erlaubt.
Wichtig: Das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb schützt vor aggressiver oder unzulässiger Werbung. Wer Telefonakquise immer respektvoll und zielgerichtet macht, bewegt sich in einem deutlich sichereren Bereich.
Tabelle: Telefonakquise – was ist typischerweise okay?
| Bereich | Erlaubt, wenn … |
|---|---|
| B2B | Sachlicher Bezug zu Geschäftstätigkeit |
| Privatkunden | Nur mit vorheriger Einwilligung |
| Bestandskunden | Oft mehr Spielraum, aber trotzdem Vorsicht nötig |
Hinweis: Dies ist keine Rechtsberatung, sondern eine Orientierung. Bei Unsicherheit lohnt sich ein kurzer Check mit einem Juristen, bevor Sie großflächige Anrufe planen. Auch interessant ist Vertriebsagenturen und Agentur für Akquise.
9. Von der Kaltakquise zum Neukunden: Wie Sie Termine und Abschlüsse sichern
Das Ziel der Telefonakquise ist selten der sofortige Abschluss, sondern meist ein Verkaufsgespräch in Ruhe – etwa ein Termin, ein Online-Meeting oder das Zusenden von mehr Informationen per E-Mail.
Vom Gespräch zum nächsten Schritt
Stellen Sie am Ende des Gespräch immer eine klare Frage zum nächsten Schritt, z. B.:
- „Darf ich Ihnen dazu kurz Informationen per E-Mail zu senden, damit Sie einen Überblick haben?“
- „Wollen wir einen 20-minütigen Termin vereinbaren, um das genauer durchzugehen?“
So machen Sie aus einem interessierten Gesprächspartner einen Neukunde-Kandidaten. Das ist ein wichtiger Schritt der Telefonakquise auf dem Weg zur langfristigen Kundengewinnung.
Bestandskunden nicht vergessen
Auch Bestandskunden können über Telefonakquise angesprochen werden, etwa für Zusatzangebote. Hier ist es oft einfacher, weil schon eine Beziehung besteht und potenziell Vertrauen da ist.
Ein strukturierter Mix aus Telefonakquise bei neue Kunden und Pflege der Bestandskunden macht Ihren Vertrieb deutlich stabiler.
10. Telefonakquise in der Praxis: Beispiele, Tipps und Tricks für den Alltag
Zum Abschluss noch ein paar Tipps und Tricks, damit Sie per Telefonakquise im Alltag motiviert bleiben.
Beispiel-Dialog für Akquise per Telefon
Situation: Akquise am Telefon bei einem B2B-Unternehmen
„Guten Tag Herr Schulz, mein Name ist Lisa Meier von der XYZ GmbH. Wir unterstützen Unternehmen im B2B-Bereich dabei, ihre Kundenakquise am Telefon effizienter zu machen. Darf ich Ihnen kurz erklären, worum es konkret geht, und Sie sagen mir dann, ob das für Sie potenziell spannend ist?“
Wenn der Gesprächspartner zustimmt:
„Danke. Viele unserer Kunden stehen vor der Herausforderung, dass ihre Telefonakquise oft viel Zeit kostet, aber wenig planbare Termine bringt. Darf ich fragen, wie Sie das aktuell handhaben?“
Hier kombinieren Sie:
- Nutzenargument
- Gezielte Fragen
- Interesse am Alltag des Gesprächspartner
Wertvolle Tipps für Ihren nächsten Anruf
Zum Schluss einige wertvolle Tipps für Ihren nächsten Anruf:
- Machen Sie 5–10 Anrufe am Stück, anstatt zwischendurch Mails zu lesen.
- Halten Sie Ihren Leitfaden sichtbar vor sich.
- Machen Sie sich Notizen zum Gespräch, um beim nächsten Mal anzuknüpfen.
So werden Sie Schritt für Schritt zum Meister der Telefonakquise – ohne Stress.
Wichtigste Punkte im Überblick – das sollten Sie mitnehmen
- Telefonakquise immer mit klarer Zielgruppe planen
- Ein guter Leitfaden gibt Sicherheit, sollte aber flexibel genutzt werden
- Der Gesprächseinstieg entscheidet über den Verlauf des Gespräch
- Nutzen Sie LinkedIn und Xing, um potenziell passende Entscheider vorab zu identifizieren
- Telefonakquise ist es wichtig, respektvoll und bedarfsgerecht zu agieren
- Einwand ist normal – konzentrieren Sie sich auf Fragen und echtes Verständnis
- Beachten Sie das Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb und die Anforderungen an mutmaßliche Einwilligung
- Kombinieren Sie Telefonakquise mit Warmakquise (z. B. Social Media)
- Sehen Sie Telefonakquise als lernbaren Prozess – Übung macht den Meister
- Mit strukturierten Telefonakquise-Prozessen wird aus Kaltakquise eine planbare Kundenakquise am Telefon
Mit diesen Grundlagen und hilfreiche Tipps sind Sie gut gerüstet, um Telefonakquise beginnen zu können – strukturiert, sicher und mit deutlich weniger Angst vor der Kaltakquise.
