Ein gutes Verkaufsgespräch ist kein Zufall, sondern das Ergebnis einer klaren Struktur. Wer die 7 Phasen des Verkaufsgesprächs kennt, versteht, wie sich ein erfolgreiches Verkaufsgesprächs Schritt für Schritt aufbaut: vom ersten Kontakt über die Bedarfsermittlung bis zur Abschlussphase und zur Nachbereitung. Dieser Artikel zeigt dir einen praktischen Leitfaden, gespickt mit Tipps und Beispiele, wie du mit einer kundenorientierten Gesprächsführung mehr Kunden zu gewinnen kannst – ohne Druck, dafür mit echter Beziehung zum Kunden.
Inhaltsüberblick
- Was ist das Ziel eines Verkaufsgesprächs – und warum sind klare Phasen so wichtig?
- Welche Phasen im Verkaufsgespräch gibt es? Die 7 Phasen des Verkaufsgesprächs im Überblick
- Phase 1: Begrüssung – wie startest du das Verkaufsgespräch optimal?
- Phase 2: Smalltalk und Beziehung zum Kunden – wie baust du Vertrauen auf?
- Phase 3: Bedarfsanalyse – wie findest du wirklich heraus, was der Kunde braucht?
- Phase 4: Präsentation von Produkt oder Dienstleistung – wie argumentierst du überzeugend?
- Phase 5: Einwandbehandlung – wie gehst du professionell mit Einwänden des Kunden um?
- Phase 6: Abschlussphase – wie führst du den Kunden zur Kaufentscheidung?
- Phase 7: Nachbereitung – was passiert nach dem Ende des Gesprächs?
- 5 Tipps für ein kundenorientierte Gesprächsführung im Sales-Alltag
- Kurze Übersicht: 5 Phasen im Verkaufsgespräch vs. 7 Phasen – was passt zu dir?
- Wichtigste Punkte im Überblick – das solltest du dir merken
1. Was ist das Ziel eines Verkaufsgesprächs – und warum sind klare Phasen so wichtig?
Das Ziel eines Verkaufsgesprächs ist nicht nur, ein Produkt oder die Dienstleistung zu verkaufen, sondern Kundinnen und Kunden so zu begleiten, dass sie eine gute Entscheidung zu treffen können. Ein gutes Gespräch hilft, dass der Kunde versteht, wie ein Produkt oder eine Dienstleistung seine Situation verbessert – und dass der Kunde sich ernst genommen fühlt.
Viele Verkäufer verlassen sich auf spontane Verkaufsgespräche ohne klare Struktur. Dadurch verlieren sie den roten Faden, reagieren nur noch und verpassen Chancen, gezielt zu steuern. Wenn ein Verkaufsgesprächs hingegen einem durchdachten Verkaufsprozess folgt, lassen sich die einzelnen Phasen bewusst planen und verbessern. So steigt nicht nur der Umsatz, sondern auch die Kundenbindung.
Die Phasen des Verkaufsgesprächs bilden dafür das Fundament: Von der ersten Begrüssung über die Bedarfsermittlung bis zur Abschlussphase und Nachbereitung weißt du genau, welches Ziel in Phase gerade im Mittelpunkt steht. Das gibt dir Sicherheit und dem Kunde das Gefühl, mit einem Profi zu sprechen.
2. Welche Phasen im Verkaufsgespräch gibt es? Die 7 Phasen des Verkaufsgesprächs im Überblick
Oft hört man von 5 Phasen im Verkaufsgespräch oder von 7 Phasen des Verkaufsgesprächs. In diesem Artikel nutzen wir die 7 Phasen, weil sie den Ablauf besonders klar darstellen und helfen, das Verkaufsgespräch optimal zu strukturieren.
Typische 7 Phasen im Verkaufsgespräch
| Nr. | Phase | Hauptziel |
|---|---|---|
| 1 | Begrüssung | Ersten Eindruck und Offenheit schaffen |
| 2 | Smalltalk / Kontaktaufbau | Beziehung zum Kunden aufbauen |
| 3 | Bedarfsanalyse | Herausfinden, was der Kunde wirklich braucht |
| 4 | Präsentation des Produktes / Lösung | Passende Lösung vorstellen |
| 5 | Einwandbehandlung | Einwände des Kunden klären |
| 6 | Abschlussphase | Kaufentscheidung herbeiführen |
| 7 | Nachbereitung | Kundenbindung sichern |
Diese Verkaufsgespräch Phasen helfen dir, den Gesprächsverlauf zu steuern. Die Struktur ist kein starres Korsett, sondern ein Leitfaden, der dir Orientierung gibt. Wichtig ist, dass der Kunde im Mittelpunkt bleibt und du kundenorientierten agierst.
3. Phase 1: Begrüssung – wie startest du das Verkaufsgespräch optimal?
Die Begrüssung entscheidet oft über den ersten Eindruck. Schon im Vorfeld kannst du viel tun: Wer sich schon im Vorfeld mit dem Kunde, seiner Firma und seinem Kontext beschäftigt, zeigt direkt Interesse am Kunden. Eine gute Vorbereitung im Vertrieb ist hier Gold wert.
Ein professionelles Verkaufsgespräch startet freundlich, klar und respektvoll mit Blickkontakt. Stell dich kurz vor, nenne klar den Anlass des Besuchs oder des Calls und zeige, dass du die begrenzte Zeit des Kunden respektierst. Damit signalisierst du, dass der Kunde bei dir gut aufgehoben ist, was das Vertrauen des Kunden stärkt.
Beispiel-Formulierungen für die Begrüssung:
- „Guten Tag Herr Müller, danke, dass Sie sich Zeit nehmen. Mir ist wichtig zu verstehen, was Sie aktuell wirklich brauchen – darf ich Ihnen dazu ein paar Fragen stellen?“
- „Schön, dass wir sprechen. Damit ich gezielt auf Sie eingehen kann: Was ist Ihnen heute am wichtigsten?“
Diese erste Phase im Verkaufsgesprächs ist keine Formalität, sondern legt die Basis, um später gezielt fragen zu können und die Stimmung des Kunden richtig einzuschätzen.
4. Phase 2: Smalltalk und Beziehung zum Kunden – wie baust du Vertrauen auf?
Nach der Begrüssung folgt oft ein kurzer Smalltalk. Ein Smalltalk über ein unverfängliches Thema – etwa ein neutrales Branchenthema, der Weg zum Termin oder eine aktuelle Entwicklung – hilft, Spannung abzubauen. Ein unverfängliches Thema sorgt dafür, dass sich der Kunde öffnet.
Wichtig: Der Smalltalk darf nicht künstlich wirken. Nutze ihn, um echtes Interesse am Kunden zu zeigen und die Beziehung zum Kunden zu stärken. So wird aus einem „Customer“ ein Mensch mit Anliegen, in den du dich hineinversetzt. Das Verkaufsgespräch beruht auf Vertrauen – und das wächst besonders in den ersten Minuten.
Praxis-Tipps:
- Höre aufmerksam zu und betreibe aktives Zuhören, statt nur auf deinen Einsatz zu warten.
- Nimm Signale aus Körpersprache und Tonfall wahr; so erkennst du, wie die Stimmung des Kunden ist.
- Stelle kurze gezielte Fragen, die den Übergang zur nächsten Phase vorbereiten.
Dieser Vertrauensaufbau ist die Grundlage für eine kundenorientierte Gesprächsführung. Wenn der Kunde merkt, dass du wirklich zuhörst, wird er später viel offener über Bedürfnisse und mögliche Einwand sprechen.
5. Phase 3: Bedarfsanalyse – wie findest du wirklich heraus, was der Kunde braucht?
Die Phase 3 ist das Herzstück vieler Verkaufsgespräche: die Bedarfsanalyse bzw. Bedarfsermittlung. Hier entscheidet sich, ob du verstehst, was der Kunde wirklich braucht – oder ob du einfach nur ein Produkt vorstellst, das möglicherweise nicht passt. Für ein erfolgreichen Verkauf ist diese Phase zentral.
Nutze offene Fragen, um mehr über die Situation des Kunden zu erfahren. Mit einer guten Fragetechnik lernst du, die Bedürfnisse des Kunden zu erkennen und ob es sich überhaupt um einen potenziell passenden Fall handelt. Gerade bei einem Produkt oder eine Dienstleistung mit vielen Optionen ist es wichtig, erst zu verstehen, statt sofort zu präsentieren.
Beispielfragen zur Bedarfsermittlung (Phase 3):
- „Welche Herausforderungen haben Sie aktuell in Bereich X?“
- „Was ist Ihnen besonders wichtig, wenn Sie an ein neues Produkt denken?“
- „Woran würden Sie merken, dass sich die Situation verbessert hat?“
Hier zeigt sich, wie kundenorientierten du wirklich bist. Die Grundregel lautet: mehr Fragen und aktives Zuhören, weniger reden. Wenn du die richtigen gezielte Fragen stellst, kannst du später ein Produkt oder eine Dienstleistung anbieten, die der Kunde wirklich braucht – und nicht nur das, was du gerne verkaufen würdest.
Typische Fehler in der Bedarfsanalyse:
- Zu früh über das Produkt sprechen
- Nur geschlossene Fragen stellen
- Die Kaufbereitschaft zu erkennen nicht ernst nehmen
Wer diese Phase vernachlässigt, gefährdet den Erfolg des Verkaufsgesprächs – selbst wenn das Produktes eigentlich gut passen würde. Auch interessant ist verkaufsgespräche kundenorientiert führen und Verkäufer Sprüche lustig.
6. Phase 4: Präsentation von Produkt oder Dienstleistung – wie argumentierst du überzeugend?
Erst wenn klar ist, was der Kunde braucht, folgt die Präsentation von Produkt oder die Dienstleistung. Statt alles Mögliche aufzuzählen, konzentrierst du dich jetzt gezielt auf die Punkte, die für den Kunde wirklich wichtig sind. So wirkt dein Vorschlag wesentlich überzeugend.
Beispiel: Nutzenorientierte Präsentation
Statt:
„Unser Produkt hat Feature A, B und C …“
Besser:
„Sie hatten gesagt, dass Sie vor allem Zeit sparen möchten und einen einfachen Überblick brauchen. Genau dafür bietet unser Produkt die Funktion X und Y – damit Sie in 10 Minuten sehen, was vorher eine Stunde gedauert hat.“
So spürt der Kunde, dass du auf seine Bedürfnisse des Kunden eingehen willst. Das wirkt attraktiv und erhöht die Kaufbereitschaft.
Tabelle: Merkmale vs. Nutzen
| Merkmal (Produkt) | Kunden-Nutzen aus Sicht des Kunden |
|---|---|
| Cloudbasierte Lösung | Zugriff von überall, flexibler arbeiten |
| Automatisierte Reports | Zeitersparnis, weniger Fehler |
| Persönlicher Ansprechpartner | Mehr Sicherheit, schnellere Klärungen |
Nutze diese Phase, um im Sales-Gespräch klar zu machen, warum dein Produkt oder deine Dienstleistung für diese potenzielle Kunde sinnvoll ist. Zeige, wie deine Lösung dem Kunde hilft, eine gute Kaufentscheidung zu treffen.
7. Phase 5: Einwandbehandlung – wie gehst du professionell mit Einwänden des Kunden um?
Fast jedes Verkaufsgespräch enthält mindestens einen Einwand oder mehrere Einwände des Kunden. Das ist normal und oft ein Zeichen von ernsthaftem Interesse. Eine gute Einwandbehandlung ist daher kein „Nice-to-have“, sondern ein Kernstück der Phasen eines Verkaufsgesprächs.
Typische Einwände:
- „Das ist zu teuer.“
- „Wir haben dafür aktuell keine Zeit.“
- „Ich muss das intern erst klären.“
Statt sofort in Gegenargumente zu verfallen, hilft eine strukturierte Reaktion:
- Einwand ernst nehmen und anerkennen
- Rückfrage stellen (erfragen), um den Hintergrund zu verstehen
- Lösung oder Perspektive anbieten
Beispiel für Einwandbehandlung:
Kunde: „Das ist mir zu teuer.“
Du: „Ich verstehe, dass Budget ein wichtiges Thema ist. Darf ich fragen, womit Sie es konkret vergleichen? Dann kann ich besser einschätzen, ob wir Ihnen eine passende Lösung anbieten.“
Mit dieser Art von Gespräch zeigst du, dass du auf den Kunde und seine Situation eingehst. Durch kluge Einwandbehandlung stärkst du das Vertrauen des Kunden und bringst ihn wieder näher an eine mögliche Entscheidung.
8. Phase 6: Abschlussphase – wie führst du den Kunden zur Kaufentscheidung?
Die Abschlussphase ist der Moment, in dem viele Verkäufer nervös werden. Dabei gilt: Der Abschluss ist der entscheidende Moment, aber er ist nur die logische Folge dessen, was du in den vorherigen Phasen aufgebaut hast. Wenn du klar präsentiert hast, was der Kunde wirklich braucht, und Einwände geklärt sind, kannst du selbstbewusst in die Entscheidung führen.
In dieser Phase geht es darum, die Kaufbereitschaft zu erkennen und dem Kunde Kunden Sicherheit zu geben. Statt aggressiv zu drängen, hilfst du, die nächsten Schritte klar zu machen.
Beispielfragen für die Abschlussphase:
- „Wie fühlt sich diese Lösung für Sie an, wenn Sie an Ihre aktuelle Situation denken?“
- „Gibt es noch etwas, das Sie wissen möchten, bevor wir den Auftrag ausarbeiten?“
- „Wenn für Sie alles passt, sollen wir den Starttermin auf den 1. des nächsten Monats legen?“
Das Ziel ist, dass der Kunde eine klare Entscheidung zu treffen kann. Wenn du die Abschlussphase so gestaltest, wirkt das erfolgreichen Verkaufsgesprächs rund und professionell.
9. Phase 7: Nachbereitung – was passiert nach dem Ende des Gesprächs?
Am Ende des Gesprächs ist das Verkaufsgespräch nicht wirklich vorbei. Die Nachbereitung entscheidet oft darüber, ob aus einem einmaligen Deal eine langfristige Kundschaft wird. Viele Verkäufer unterschätzen diese Phase – viele Verkäufer verschenken hier große Chancen.
Zur professionellen Nachbereitung gehören:
- Kurze Zusammenfassung per E-Mail
- Eintrag aller Infos im CRM-System
- Klare Vereinbarung über die nächsten Schritte
- Termin für Follow-up oder Implementierung
Gerade im Sales-Alltag hilft ein gutes CRM-System, beim Kunden strukturiert dranzubleiben. Wer beim Kunden nachfasst und zeigt, dass der Kunde mehr ist als nur ein einmaliger „Customer“, sorgt für nachhaltige Kundenbindung und zukünftige Projekte.
10. 5 Tipps für ein kundenorientierte Gesprächsführung im Sales-Alltag
Eine kundenorientierte Gesprächsführung ist der Schlüssel für ein erfolgreiches Verkaufsgespräch. Die folgenden 5 Tipps helfen dir, die Phasen im Verkaufsgespräch im Alltag besser umzusetzen:
- Gute Vorbereitung
- Infos zum Kunde und seiner Situation sammeln
- Gesprächsziele festlegen
- Fragen vorab notieren
- Richtigen Fragen stellen
- Mehr offene Fragen als geschlossene
- Gezielte Fragen, um Prioritäten zu verstehen
- Immer wieder kurz zusammenfassen, was du verstanden hast
- Fragen und aktives Zuhören
- Nicht unterbrechen
- Mit eigenen Worten spiegeln, was der Kunde gesagt hat
- So zeigst du echtes Interesse am Kunden
- Strukturierte Einwandbehandlung
- Einwandbehandlung nicht als Angriff sehen
- Ehrlich prüfen, ob dein Produkt oder deine Dienstleistung wirklich passt
- Eventuell „Nein“ akzeptieren – das stärkt langfristig das Vertrauen des Kunden
- Nachbereitung als Standard
- Nach jedem Gespräch kurz notieren, wie der Gesprächsverlauf war
- Im CRM-System Aufgaben für Follow-ups anlegen
- So werden aus potenziell einmaligen Kontakten treue Kundinnen und Kunden
Wenn das Verkaufsgespräch folgt dieser Struktur, ist das optimale Verkaufsgespräch zwar nicht garantiert, aber deutlich wahrscheinlicher – und deine Chancen, Kunden gewinnen zu können, steigen spürbar.
11. Kurze Übersicht: 5 Phasen im Verkaufsgespräch vs. 7 Phasen – was passt zu dir?
Manche Unternehmen arbeiten lieber mit fünf Phasen oder eben mit den 5 Phasen im Verkaufsgespräch, andere mit 7 Phasen des Verkaufsgesprächs. Inhaltlich geht es immer darum, das Verkaufsgespräch klar zu strukturieren.
Vergleich in Kurzform:
| Modell | Inhaltlich enthalten |
|---|---|
| 5 Phasen im Verkaufsgespräch | Begrüssung, Bedarfsanalyse, Präsentation, Einwandbehandlung, Abschluss |
| 7 Phasen | Wie oben, plus bewusster Smalltalk und Nachbereitung |
Welches Modell du nutzt, ist weniger wichtig, als dass du überhaupt mit klaren Phasen eines Verkaufsgesprächs arbeitest – und dass du dabei stets kundenorientierten bleibst. So kannst du im Vertrieb langfristig erfolgreicher sein und mehr Kunden zu gewinnen.
12. Wichtigste Punkte im Überblick – das solltest du dir merken
- Ein Verkaufsgespräch braucht Struktur; die Phasen des Verkaufsgesprächs sind ein bewährter Rahmen.
- Die Begrüssung prägt den ersten Eindruck und zeigt, ob du die begrenzte Zeit des Kunden respektierst.
- Smalltalk über ein unverfängliches Thema und echtes Interesse am Kunden bauen die Beziehung zum Kunden und das Vertrauen des Kunden auf.
- In der Bedarfsanalyse (Phase 3) stehen offene Fragen, Bedarfsermittlung und die Bedürfnisse des Kunden im Mittelpunkt.
- Erst danach folgt die Präsentation von Produkt oder die Dienstleistung – passend zu dem, was der Kunde wirklich braucht.
- Eine professionelle Einwandbehandlung nimmt jeden Einwand ernst, statt nur in Gegenargumente zu gehen.
- Die Abschlussphase ist wichtig – der Abschluss ist der entscheidende Moment, aber nur das Ergebnis der vorherigen Schritte.
- Nach dem Ende des Gesprächs sorgt die Nachbereitung im CRM-System für langfristige Kundenbindung.
- Eine kundenorientierte Gesprächsführung mit Fragen und aktives Zuhören, guter Vorbereitung und klaren nächsten Schritte macht das Verkaufsgespräch optimal.
- Wenn das Verkaufsgespräch folgt dieser Struktur, steigt die Chance auf ein erfolgreichen Verkauf und mehr Kunden zu gewinnen deutlich.
